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毎年、クライアント先から新人社員の方への研修講師を依頼されて、２時間程度お話をする機会をいただいています。私は専らの実務家でセミナーのプロではないので、上手にお話すすることは、なかなかできないのですが、毎年30名とか50名の将来が有望な若手社員さんと直接コミュニケーションできる機会なので、とても楽しみにしています。税理士なので、会社の数字の研修をするのですが、ちょいちょい社会人としての心構えや、私が新人のときの失敗談なども交えながら、いかに皆さんが可能性に満ちあふれた存在なのかをお伝えしています。
そこで、本日は、新人さんが先輩や上司への質問の仕方について考えてみました。
よく、新人社員や後輩の方に、「分からないことは、気軽に聞いてね」と声掛けをします。これを、そのままの意味でとらえて気軽に質問することについては、「ちょっと待て！」と言いたい。質問には良い質問と悪い質問があるぞ。
悪い質問の例をあげよう。
一つ目は、「○○○について教えてください。」という丸投げ型の質問だ。
これは、質問を受けた側からすると、○○○を１から全部説明が要るの？○○○について、この人はどの程度理解があるのだろう？など、多くのことを想像する。特に質問を受けた側がベテランの社員だったり、優秀な社員だったりすると尚更いろいろな可能性が次から次に頭に浮かんできて、結論として、「この人は何が分からないの？」という状態になり、ストレスが発生し、コミュニケーションエラーの発端となるだろう。丸投げ型の質問は極力避けよう。
二つ目は、例えばアプリを起動させていて、「○○ってエラーが出ました、どうすればいいですか？」という脊髄反射型質問だ。
この質問を受けた側は、「それで何？」状態となる。自分でアプリのFAQなり、ググるなり、一通り調べてみたのか？まさか、それを上司の私に調べろという意味なのか？と一つ目同様に、いろいろな可能性が次から次に頭に浮かんできてストレスとなり、やはりコミュニケーションエラーを起こす発端となってします。

では、良い質問をするために、心がけることは何か。それは、話す順番だと思う。だんだん的を絞っていくイメージで話すとよいと思う。
① 何についての質問なのかを、まず伝える。
② ○○の意味が分かりません
③ 自分は、△△と考えて、□□だと思います。でも、この資料は○○となっています。どういう意味でしょうか？
こんな順番で質問してみると、上司も快く応じてくれると思います。